Si votre entreprise a prévu ultérieurement d’organiser un évènement professionnel, choisir le lieu idéal pour l’accueillir sera un véritable challenge. Pourtant, il est facile de relever ce défi en ayant à votre connaissance tous les critères vous permettant d’opter pour l’emplacement adapté. En principe, l’endroit idéal sera un cadre idyllique, équipé et apte à recevoir le nombre de participants prévu. Cela à condition que son prix de location s’accorde avec le budget de votre entreprise. Sachez qu’il est possible de sélectionner un lieu séminaire Lyon pouvant répondre à ces besoins cruciaux. Mais avant de choisir un, passons en revue les critères pour déterminer ce cadre.
Les questions à se poser avant de réserver un lieu de séminaire
Les professionnels évènementiels savent ô combien il est difficile de trouver un lieu séminaire Lyon. Déjà le nombre d’espaces attractifs proposant ce service est assez élevé. De plus, ces lieux ont chacun leurs particularités pouvant correspondre ou non à l’attente d’une entreprise déterminée. Donc, pour vous faciliter la sélection de l’emplacement, définissez les points importants pour la location de salle de séminaire. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes et notez précieusement les réponses, car elles vous seront d’une grande utilité pour comparer les salles existantes.
Quel est l’objectif de votre séminaire ?
Un séminaire est mis sur pied pour concrétiser un projet décisif et veiller à l’épanouissement de l’entreprise. Puisque l’avenir de la société est enjeu, cet évènement professionnel se doit d’être une parfaite réussite. Mais pour réaliser une organisation impeccable, il est nécessaire de correspondre le lieu avec l’objectif du séminaire. S’agit-il d’une formation sur des outils de gestion indispensables ? La réunion consiste-t-elle à monter un nouveau projet ou à accueillir de nouveaux collaborateurs ? Mieux vaut définir au maximum ces aspects, car de ces domaines dépendent plusieurs paramétrages comme les équipements et la configuration de la salle.
Quel est l’emplacement idéal à proximité de la ville ?
À part la localisation, définissez également le cadre convenant au mieux à votre évènement. Souhaitez-vous accueillir les participants dans un lieu authentique près de la mer ou donnant une vue sur la montagne ? Dans un château ou sur une salle traditionnelle, mais luxueuse ?
Outre le cadre, la question de l’accessibilité devra de même être étudiée soigneusement. Si vous aspirez par exemple à organiser la conférence dans un lieu éloigné du siège de l’entreprise, prévoyez la navette pour les participants.
Lieu séminaire Lyon : sur quels critères comparer les salles ?
Avant de réserver un établissement particulier, il existe un certain nombre de critères à mettre en concurrence. Organiser un seminaire atypique dans une grande ville telle que Lyon vous offre plusieurs possibilités d’emplacement à louer. Étudiez chaque proposition en vous référant :
- À la configuration et la capacité de l’espace de réunion : Combien de participants peuvent accueillir la salle et quelles sont les configurations possibles ? Ces dispositions correspondent-elles au besoin de votre entreprise ? À savoir une salle en disposition U, au format cathédrale ou en disposition cabaret.
- Aux services inclus à la location : Eu égard à la nature professionnelle de l’évènement, le lieu séminaire Lyon idéal sera le mieux équipé. Assurez-vous que les outils classiques comme la visioconférence, les tables, les matériels de projection soient à la disposition des participants. Le site devra de même prévoir un hébergement pour les participants si la conférence se déroule en plusieurs jours.
- Aux activités disponibles : un séminaire constitue l’occasion pour les collaborateurs de tisser des liens à travers des activités ludiques. N’oubliez pas de demander cet aspect au prestataire de votre choix. Certains lieux sont en effet adaptés à des teams building, des activités culturelles ou sportives. D’autres en revanche ne permettent pas cette possibilité.
Réaliser une estimation de votre budget
Estimer le budget évènementiel alloué à la location de lieu séminaire Lyon est la plus difficile. Pour vous aider, référez-vous aux indices suivants.
Le tarif du site prend en compte :
- La location de la salle de réunion ;
- La garantie ;
- L’assurance ;
- Le Parking.
Les frais optionnels incluent la restauration et les équipements audiovisuels.
